Rejestr przebiegu eksploatacji: co zapisywać i jak często

Skąd bierze się ten obowiązek

Wszystko mieści się w jednym zdaniu rozporządzenia z 30 października 2018 r. Warto je przeczytać powoli, bo ma w sobie trzy osobne polecenia.

Pierwsze polecenie: oddzielnie dla każdego urządzenia. Jeden zeszyt na całą flotę nie spełnia tego warunku, chyba że da się z niego wyjąć zapisy dla pojedynczego wózka, z numerem fabrycznym i numerem ewidencyjnym UDT.

Drugie polecenie rozdziela dwa dokumenty i dwie osoby. Dziennik konserwacji prowadzi konserwujący, a eksploatujący ma go założyć i przechowywać. Rejestr przebiegu eksploatacji prowadzi sam eksploatujący. To rozróżnienie ginie w praktyce najczęściej i kosztuje najwięcej, bo zakład pokazuje przy badaniu dziennik konserwacji przekonany, że pokazuje rejestr.

Trzecie polecenie jest najciekawsze. Przebieg rejestruje się na podstawie wymagań zawartych w instrukcji eksploatacji. Rozporządzenie nie podaje wzoru ani listy kolumn. Odsyła do dokumentacji techniczno-ruchowej konkretnego wózka. Zanim więc ktokolwiek zacznie szukać gotowego druku, powinien otworzyć DTR i sprawdzić, czego wymaga producent. Jeżeli DTR każe notować liczbę cykli podnoszenia albo przebieg w kilometrach, to jest wiążące i żaden uniwersalny wzór tego nie zastąpi.

UDT publikuje pomocniczy wzór rejestru w wytycznych dotyczących rejestracji przebiegu eksploatacji. Jest dobrym punktem wyjścia dla urządzeń, których instrukcja milczy, ale nie ma rangi przepisu i nie przykrywa tego, co napisał producent.

Rejestr a dziennik konserwacji

Oba dokumenty zawierają stan licznika i oba trafiają do tej samej teczki. Na tym podobieństwa się kończą.

Konserwator zapisuje w dzienniku stan licznika roboczogodzin lub cykli pracy, o ile ma to zastosowanie. Tak stanowi § 9 ust. 1 pkt 5 lit. d. To bardzo wygodne źródło danych, bo powstaje regularnie i podpisuje je osoba z uprawnieniami. Przepisanie tych odczytów do rejestru jest w porządku i tak robi większość zakładów. Nie zwalnia to jednak z prowadzenia rejestru, bo dziennik pokazuje pracę konserwatora, a nie pracę wózka.

Co musi się w rejestrze znaleźć

Zestaw poniżej sprawdza się dla wózków jezdniowych podnośnikowych, których instrukcja nie stawia dodatkowych wymagań. Dzieli się na trzy części.

Raz, w nagłówku

• numer fabryczny, numer ewidencyjny UDT, producent i model
• rok produkcji i data przyjęcia do eksploatacji w zakładzie
• udźwig nominalny i rodzaj napędu
• stan licznika w chwili założenia rejestru, z datą
• resurs podany przez producenta albo informacja, że go nie podał

Ostatni punkt jest ważniejszy, niż wygląda. Zapis, że producent resursu nie podał, jest punktem wyjścia dla własnego wyznaczenia i przy badaniu wyjaśnia, dlaczego zakład liczył samodzielnie. Opisaliśmy to szerzej w tekście o tym, co robić, gdy producent nie podaje resursu.

Regularnie, wiersz po wierszu

• data odczytu
• wskazanie licznika roboczogodzin, a jeżeli urządzenie liczy cykle, to również liczba cykli
• imię, nazwisko i podpis osoby, która wpisała odczyt
• uwagi

Kolumna z uwagami wygląda na ozdobnik, a decyduje o wartości całego rejestru. To w niej zapisuje się wszystko, co zmienia tempo zużycia i czego z samych liczb nie widać.

Zdarzenia, w miarę jak zachodzą

• przejście z jednej zmiany na dwie albo trzy
• przeniesienie wózka na inny wydział, do chłodni, na zewnątrz, na inną nawierzchnię
• zmiana typowego ładunku albo osprzętu
• postój dłuższy niż miesiąc, z datą początku i końca
• naprawa główna, wymiana zespołu, modernizacja
• wymiana licznika, ze wskazaniem starego przy demontażu i nowego przy montażu

Jak często uzupełniać

Rozporządzenie nie podaje częstotliwości i nie da się jej wyczytać z żadnego przepisu. Zostaje zasada praktyczna: odstęp między odczytami ma być na tyle krótki, żeby przebieg dało się odtworzyć bez zgadywania.

W praktyce sprawdzają się trzy rozwiązania.

Dla typowego magazynu z kilkoma wózkami pierwsze rozwiązanie wystarcza w zupełności. Roczne zużycie liczone z dwunastu odczytów jest równie wiarygodne jak liczone z trzystu, o ile w kolumnie uwag opisano zmiany warunków pracy. Odczyty codzienne zaczynają się opłacać dopiero wtedy, gdy zakład chce rozliczać operatorów albo planować wymianę floty.

Jedna rzecz zmienia tę ocenę. Im bliżej resursu, tym gęściej. Kiedy z obliczeń wychodzi, że do wyczerpania zostaje mniej niż rok pracy, odczyty miesięczne przestają wystarczać, bo o dacie przekroczenia decydują wtedy tygodnie.

W jakiej postaci prowadzić

Rozporządzenie dopuszcza formę elektroniczną wprost tylko w jednym miejscu, w § 7 ust. 3, i dotyczy to dziennika konserwacji. Dla rejestru przebiegu eksploatacji nie zastrzega żadnej postaci. Skoro przepis niczego nie narzuca, papier, arkusz kalkulacyjny i program są tak samo dopuszczalne.

Praktyka podpowiada trzy warunki, które postać rejestru powinna spełniać niezależnie od nośnika.

1. Da się wydrukować. Przy badaniu pokazuje się dokument, a nie ekran. Wydruk ma zawierać nagłówek z identyfikacją urządzenia i wszystkie wiersze w porządku chronologicznym.
2. Widać, kto i kiedy wpisał. Na papierze załatwia to podpis. W wersji elektronicznej wystarczy, że da się ustalić autora wpisu i datę jego wprowadzenia.
3. Historii nie da się cicho podmienić. Arkusz, w którym każdy może poprawić dowolną komórkę i nie zostaje po tym ślad, jest słabym dowodem. Nie znaczy to, że jest zakazany, tylko że jego wartość zależy od tego, jak zakład panuje nad dostępem do pliku.

Zeszyt w kratkę spełnia wszystkie trzy warunki i przy jednym wózku jest rozwiązaniem całkowicie rozsądnym. Przy dziesięciu wózkach zaczyna przegrywać z arkuszem, bo nikt nie policzy w pamięci, któremu urządzeniu skończy się resurs najwcześniej. Przy trzydziestu przegrywa też arkusz, bo pilnowanie terminów badań i przeglądów staje się osobną pracą. Program na komputer prowadzi rejestr dla każdego urządzenia osobno, pilnuje terminów i drukuje protokół z tych samych danych, więc odczyt wpisuje się raz.

Wózek bez licznika roboczogodzin

Zdarza się to przy starszych wózkach spalinowych i przy prostych wózkach prowadzonych. Przepis o zapisach konserwatora mówi „o ile ma to zastosowanie”, więc sam brak licznika niczego nie łamie. Nie zwalnia jednak z rejestrowania przebiegu, bo obowiązek z § 7 ust. 2 nie zależy od wyposażenia urządzenia.

Zostaje oszacowanie, a warunkiem jego obrony jest zapisanie założeń.

• ile godzin dziennie wózek pracuje naprawdę, licząc pracę, a nie obecność na hali
• ile dni w miesiącu, z uwzględnieniem sezonowości
• skąd wzięła się ta liczba, czyli kto ją podał i na jakiej podstawie

Zapis „szacunek kierownika magazynu, około czterech godzin pracy dziennie przez dwadzieścia jeden dni w miesiącu, sezon szczytowy od września do grudnia” jest dokumentem. Sama liczba 84 w kolumnie nim nie jest. Różnicę widać dopiero wtedy, gdy ktoś po dwóch latach pyta, skąd się wzięła.

Dołożenie licznika roboczogodzin do wózka, który go nie ma, kosztuje kilkaset złotych i rozwiązuje problem raz na zawsze. Przy urządzeniu, które ma jeszcze przed sobą kilka lat pracy, to zwykle najtańsze wyjście.

Godziny a cykle pracy

Definicja resursu mówi o parametrach granicznych określonych na podstawie liczby cykli pracy i stanu obciążenia. Licznik pokazuje roboczogodziny. Te dwie wielkości trzeba ze sobą powiązać i to powiązanie jest osobnym założeniem, które również należy zapisać.

Metoda jest prosta: policzyć, ile podniesień przypada na godzinę pracy w danym zastosowaniu, i tę liczbę utrwalić razem z opisem, jak ją ustalono. Obserwacja jednej zmiany daje wynik dokładniejszy niż przyjęcie liczby z tabeli, a zajmuje kilka godzin. Tam, gdzie wózek pracuje w dwóch różnych trybach, liczy się je osobno i zapisuje, od kiedy do kiedy obowiązywał każdy z nich.

Sposób przeliczania i jego granice opisaliśmy w metodyce. Sam rachunek można wykonać w kalkulatorze resursu, ale wynik jest wart tyle, ile dane wpisane na wejściu, a te biorą się właśnie z rejestru.

Gdy brakuje wpisów za wcześniejsze lata

To najczęstsza sytuacja w polskich zakładach i rozporządzenie ją przewiduje.

Trzy słowa decydują o zakresie tej furtki: z przyczyn od niego niezależnych. Zakup wózka bez historii eksploatacji, przejęcie zakładu, pożar archiwum, upadłość poprzedniego właściciela mieszczą się w tym opisie. Zwykłe zaniedbanie własne już nie, i lepiej nie budować na tym przepisie tłumaczenia z ostatniej chwili.

Odtworzenie robi się osobnym dokumentem, nie dopiskiem na marginesie rejestru. Powinien zawierać opis sytuacji i przyczynę braku danych, wykaz źródeł, z których dane pochodzą, przyjęte założenia z uzasadnieniem, wynik liczbowy oraz datę, podpis i stanowisko osoby, która odtworzenia dokonała.

Źródła, które w praktyce się przydają: dziennik konserwacji za lata, w których był prowadzony, faktury za części eksploatacyjne, karty pracy operatorów, zapisy z systemu magazynowego o liczbie przyjęć i wydań, umowa zakupu ze wskazaniem stanu licznika, protokoły wcześniejszych badań UDT. Im więcej niezależnych źródeł zgadza się ze sobą, tym mocniejsze odtworzenie.

Od dnia odtworzenia rejestr prowadzi się już normalnie. Odtworzenie zamyka przeszłość i nie powtarza się go co roku.

Siedem błędów, które widać od razu

1. Jeden rejestr na całą flotę bez podziału na urządzenia. § 7 ust. 2 każe prowadzić zapisy oddzielnie dla każdego UTB.
2. Pokazywanie dziennika konserwacji zamiast rejestru. To dwa różne dokumenty i prowadzą je dwie różne osoby.
3. Odczyty wpisane hurtem, jednym charakterem pisma, za dwa lata wstecz. Widać to gołym okiem i podważa wszystko, co jest na kartce.
4. Idealnie równe przyrosty co miesiąc. Prawdziwy magazyn ma sezon, urlopy, awarie i postoje. Równy przyrost przez trzydzieści miesięcy oznacza, że ktoś dopisał liczby.
5. Pusta kolumna uwag przez cały okres. Przez kilka lat zawsze coś się zmienia, a rejestr bez ani jednej uwagi nie opisuje rzeczywistości.
6. Brak wpisu o wymianie licznika. Zostawia w zapisach skok, którego nie da się wytłumaczyć.
7. Rejestr bez identyfikacji urządzenia. Same daty i liczby, bez numeru fabrycznego i ewidencyjnego, nie dają się przypisać do konkretnego wózka.

Od czego zacząć, jeżeli rejestru nie ma wcale

1. Wypisz wszystkie urządzenia podlegające dozorowi, z numerami fabrycznymi i ewidencyjnymi.
2. Dla każdego otwórz DTR i sprawdź, czego producent wymaga w zakresie rejestracji przebiegu i czy podał resurs.
3. Spisz dzisiejszy stan licznika każdego wózka. To wiersz zerowy i od niego zaczyna się bieżący rejestr.
4. Zbierz dostępne dane historyczne z dzienników konserwacji, protokołów badań i dokumentów zakupu.
5. Tam, gdzie historii brakuje z przyczyn niezależnych, sporządź odtworzenie według § 7 ust. 4.
6. Ustal, kto i w jakich odstępach będzie wpisywał odczyty, i zapisz to jako zasadę wewnętrzną.
7. Wyznacz resurs albo przepisz podany przez producenta, a wynik udokumentuj.

Dla floty do pięciu wózków cała ta robota to jeden dzień. Kolejne lata kosztują już tylko kilkanaście minut miesięcznie.

Pytania, które wracają najczęściej